De staatssecretaris van Financiën heeft een document openbaar gemaakt naar aanleiding van een verzoek om informatie over mandaatregelingen, volmacht beschikkingen en aanwijzingsbesluiten waaruit blijkt welke functionarissen binnen de Belastingdienst bevoegd zijn tot het vaststellen en ondertekenen van belastingaanslagen en invorderingsbesluiten.
Als hoofdregel geldt dat de wet voor documenten van inspecteur en ontvanger geen specifieke eisen stelt aan ondertekening. De Algemene wet bestuursrecht verlangt alleen dat besluiten en beschikkingen schriftelijk worden genomen; wel moet duidelijk zijn welk bestuursorgaan de brief verstuurt. Een ‘natte’ handtekening of vermelding van een individuele medewerker is juridisch niet vereist, zolang het bestuursorgaan herkenbaar is. Kiest de Belastingdienst er wél voor de naam van een medewerker te vermelden, dan moet die medewerker daartoe bevoegd zijn; iemand met uitsluitend mandaat van de inspecteur mag bijvoorbeeld geen beslissing van de ontvanger ondertekenen.
Er zijn enkele uitzonderingen waarin een handtekening wél verplicht is, zoals bij bezwaar- en beroepschriften die de Belastingdienst indient (artikel 6:5 Awb), bij klachten, schadeverzoeken of verzoeken aan de ombudsman vanuit de Belastingdienst, en bij fysiek uitgereikte documenten in het kader van invordering of bij akten in de zin van artikel 156 Rv.
Het document beschrijft verder de huisstijlvoorschriften voor ondertekening, bijvoorbeeld de standaardformule “Hoogachtend, namens de inspecteur” met daaronder de naam (en eventueel functie) van de ondertekenaar. Voor geautomatiseerde brieven is deze huisstijl al ingebouwd. Ook wordt aangegeven dat in uitzonderlijke gevallen anoniem kan worden ondertekend – dus zonder naam – wanneer zwaarwegende belangen, zoals de veiligheid van medewerkers, dat noodzakelijk maken; dit moet dan wel worden afgestemd met de teamleider of (regio)directeur.
Geef een reactie