De kilometeradministratie op orde

Al verschillende malen zijn hier uitspraken van de belastingrechter behandeld over de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto van de zaak. Deze bijtelling is onder meer te voorkomen als men via een kilometeradministratie aantoont dat niet meer dan 500 privékilometers op jaarbasis zijn gereden. Men moet daarbij wel beseffen dat de fiscus strenge eisen stelt aan een kilometeradministratie.

Ondernemers en werkgevers

Zowel ondernemers die zelf een bedrijfsauto gebruiken als werkgevers die een auto ter beschikking stellen aan hun werknemers kunnen te maken krijgen met de bijtelling. In beide gevallen blijft de bijtelling achterwege als het privégebruik op jaarbasis niet meer bedraagt dan 500 kilometer per jaar. Dit bewijs is te leveren aan de hand van een kilometeradministratie, ook wel rittenregistratie genoemd.

Vrije bewijsleer

Strikt genomen is het bijhouden van een kilometeradministratie niet de enige methode om te bewijzen dat de ondernemer of werknemer in een jaar hooguit 500 privékilometers heeft gereden. Op dit gebied geldt namelijk het beginsel van de vrije bewijsleer. In de praktijk is het gebruik van een sluitende kilometeradministratie echter de meest voorkomende manier. Wel zijn er nog diverse verklaringen die ook het achterwege laten van de bijtelling in beginsel rechtvaardigen. Daarbij valt te denken aan de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto en de Verklaring geen privégebruik auto.

Eisen aan de kilometeradministratie

Wie besluit het bewijs door middel van een kilometeradministratie te leveren, moet een aantal eisen in aanmerking nemen. Daarbij maakt het niet uit of de ondernemer of een werknemer de auto van de zaak gebruikt. De eisen zijn als volgt:

uit de kilometeradministratie moeten het merk, het type en het kenteken van de auto blijken;
de administratie moet de periode vermelden waarin de auto ter beschikking staat of is gesteld;
per rit wordt de datum vermeld;
per rit wordt zowel de begin- als de eindstand van de kilometerteller genoteerd;
per rit wordt zowel het begin- als het eindadres vermeld;
als tijdens een rit de gereden route afwijkt van de meest gebruikelijke route, moet men de gereden route ook invullen. De gebruikelijke route hoeft overigens niet de kortste route te zijn. Een kleine omweg kan soms sneller zijn en daarmee acceptabel;
de kilometeradministratie geeft per rit aan wat het karakter van de rit is.

De rittenstaat moet ook kunnen worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld een agenda. Het is aan te bevelen niet te veel schattingen van afstanden op te voeren in de kilometeradministratie. Dat doet af aan de betrouwbaarheid en kan alsnog leiden tot een discussie met de Belastingdienst.

Niet achteraf opstellen!

Het achteraf opstellen van een kilometeradministratie is eveneens af te raden. In een zaak voor Hof Amsterdam had een dga na afloop van zijn ritten met de auto van de zaak geen enkele vastlegging gemaakt van de gereden ritten of de kilometerstand van de auto. Zijn secretaresse had achteraf een conceptregistratie opgemaakt aan de hand van urenstaten, de kantooragenda en de routeplanner. De dga had deze conceptregistratie aangevuld aan de hand van zijn persoonlijke agenda. Het hof concludeerde dat door deze gang van zake eerder de theoretische dan de werkelijke kilometerstanden werden genoteerd. De bv en de dga hadden daardoor niet voldaan aan de bewijslast. Het hof stond toe dat de Belastingdienst de loonheffing over de onterecht achterwege gelaten bijtelling nahief van de bv. Maar de fiscus mocht geen vergrijpboete opleggen. Het hof vond dat niet viel af te leiden dat de dga had geprobeerd privégebruik te maskeren. Volgens het hof was hier geen sprake van grove schuld, laat staan opzet.

Btw

De kilometeradministratie is ook van belang voor de btw-correctie. Blijkt uit de kilometeradministratie dat geen sprake is van privégebruik, dan vindt geen btw-correctie plaats. Daarbij is wel van belang dat woon-werkverkeer voor de btw wordt aangemerkt als privéverkeer, terwijl woon-werkverkeer in de inkomsten- en loonbelasting zakelijk verkeer vormt. Als het privégebruik van een auto alleen bestaat uit woon-werkverkeer, kan men volstaan met het bepalen van de afstand tussen woon en werk. Vervolgens moet men alleen bijhouden hoe vaak dergelijke reizen plaatsvinden. In plaats van het daadwerkelijk bijhouden van de frequentie mag ook worden uitgegaan van een vast aantal van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof. Het aantal werkdagen van 214 kan naar evenredigheid worden toegepast wanneer: