• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Nieuwsbrief
  • Contact

Taxence

Taxence

  • Nieuws & achtergrond
    • Nieuws
    • Branchenieuws
    • Blogs
    • Tools & andere downloads
    • Verdieping
  • Thema’s
    • Adviseur
    • Arbeid & Loon
    • Auto
    • Belastingplan
    • Brexit
    • BTW & Overdrachtsbelasting
    • BV & DGA
    • Covid-19
    • Eenmanszaak of B.V.
    • Eindejaarstips
    • Estate planning
    • Financiële Planning
    • Formeel belastingrecht
    • Heffing lagere overheden
    • IB ondernemer
    • Internationaal & Europees recht
    • Tax Technology
    • Vastgoed
    • Vpb & dividendbelasting
    • Winst uit onderneming
    • Woning
  • Opleidingen
    • Estate Planning
    • BTW
    • Vastgoed
    • Internationaal
    • Arbeid & Loon
    • Formeel
    • Familiebedrijven
    • VPB
    • Pensioen
  • Carrière
    • Personalia
    • Vacatures
    • Vacature toevoegen
    • Partners
  • Vakinformatie
    • NDFR
    • Fiscaal en meer
    • Taxvice
    • Tax talks
    • Toolkits
    • Vakblad Estate Planning
    • Specials
  • Partners
    • CROP

Converteer papieren administratie naar digitale vorm

25 mei 2021 door Remco Latour

De Belastingdienst heeft op het Forum Fiscaal dienstverleners vragen en antwoorden gepubliceerd over de bewaartermijn voor administratieplichtigen. Onder andere de conversie van papieren administratiestukken naar een digitale vorm komt aan bod.

Administratie bewaren

Bepaalde (rechts)personen vallen onder de verplichting om een administratie te voeren. Deze administratie dient inzicht te geven in de toestand van hun vermogen, hun bedrijf enzovoorts. Administratieplichtigen moeten zelfs de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers binnen de administratie zo bewaren, dat op ieder moment inzicht valt te verkrijgen in hun fiscale positie. De wet wijst de volgende (rechts)personen aan als administratieplichtigen:

  • lichamen;
  • natuurlijke personen die ondernemer en/of werkgever zijn; en
  • natuurlijke personen die resultaat uit overige werkzaamheden (ROW) genieten.

Bewaartermijn

In principe moeten administratieplichtigen de gegevensdragers waarop hun administratie staat zeven jaar bewaren. Het is echter mogelijk dat zij sommige gegevens nog langer moeten bewaren op grond van andere wettelijke bepalingen. Bijvoorbeeld als een btw-ondernemer een onroerende zaak verkrijgt op grond van een btw-belaste levering. In dat geval moet de ondernemer immers rekening houden met een herzieningstermijn van tien jaar. Om een eventuele herziening correct af te handelen, moet hij de relevante gegevens kunnen inzien. Onlangs heeft de Belastingdienst diverse vragen en antwoorden met betrekking tot de bewaartermijn gepubliceerd.

Afrekensysteem

Tot de administratieve gegevens die een ondernemer minimaal zeven jaar moet bewaren, behoren ook de afrekensysteemgegevens. Wie een mechanisch afrekensysteem hanteert, moet alle gegevens bewaren die hij via dat systeem vastlegt. Men kan niet volstaan met het bewaren van de afslagbonnen en afrekensysteemrollen. De administratieplichtige zal ook detailgegevens moeten bewaren. Daarbij valt te denken aan bestelbonnen of een kladkasboek. Gebruikt de ondernemer een digitaal afrekensysteem? Dan moeten alle digitale detailgegevens uit de afrekensystemen bewaard blijven. Omdat de ondernemer detailgegevens moet bewaren, kan hij evenmin volstaan met alleen het bewaren van de Auditfile Financieel.

Conversie van documenten

Administratieplichtigen kunnen en mogen papieren documenten uit hun administratie digitaliseren. Zij mogen ook digitale gegevens in een ander bestandsformaat omzetten of op een ander opslagmedium zetten. De Belastingdienst spreekt in zulke gevallen van een conversie. Wie delen van zijn administratie converteert, moet waarborgen dat deze conversie juist en volledig gebeurt. Voor wat betreft dit waarborgen geldt de vrije bewijslaar. Ook moeten de geconverteerde gegevens gedurende de hele bezwaartermijn beschikbaar en te controleren zijn. In principe mag een administratieplichtige alle documenten converteren. De Belastingdienst stelt dat voor de balans, de staat van baten en lasten en bepaalde Douanedocumenten uitzonderingen op deze regel gelden. Bovendien zijn sommige echtheidskenmerken niet te converteren.

Bewaren digitale gegevens

De fiscus wijst erop dat gegevens uit elektronische communicatiemiddelen en digitale facturen eveneens onder de bewaarplicht vallen. Een hoofdregel is dat administratieplichtigen facturen bewaren in de vorm waarin zij zijn verstuurd. Als maar één vorm van een factuur is uitgereikt, merkt de inspecteur deze factuur automatisch als originele factuur aan. Soms verstrekt een bedrijf facturen tegelijk in verschillende vormen. Daarbij is niet direct duidelijk welke factuur in die situatie het origineel is. In zo’n situatie is het verstandig om, tussen leverancier en afnemer af te spreken welke factuur het origineel is. De partijen kunnen bijvoorbeeld kiezen om een pdf als origineel aan te merken, omdat de pdf leesbaar is en alle verplichte factuurelementen zal bevatten.

Bewaarplicht versus privacyregels

De Belastingdienst stelt dat het rechtmatig is om persoonsgegevens te bewaren als dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting te vervullen. De fiscale bewaarplicht is ook zo’n wettelijke verplichting. Het bewaren van niet-fiscaal relevante persoonsgegevens valt onder de privacyregelgeving.

Wet: art. 52 AWR

Beschikking: art. 13, tweede lid Uitv.besch. OB

Bron: Forum Fiscaal dienstverleners 20 mei 2021, Vragen en antwoorden bewaarplicht

Filed Under: Formeel belastingrecht, Nieuws, Verdieping, Verdieping

Reageer
Vorige artikel
Vooraankondiging arresten Hoge Raad 28 mei 2021
Volgende artikel
Vergoeding voor financiële schade door pensioennabetaling

Reader Interactions

Gerelateerde berichten

Correctie Loonheffingen

Verzuimboete ondanks verzachtende omstandigheden

Voor een aangifteverzuim mag de Belastingdienst ook een verzuimboete opleggen als het een eerste verzuim is en het een klein bedrag betreft.

Bewijsmateriaal pas te weigeren bij grote onrechtmatigheid

De bestuursrechter moet onrechtmatig verkregen bewijsmateriaal pas negeren als dat bewijs is verkregen op een manier die sterk indruist tegen wat men mag verwachten van een behoorlijk handelende overheid.

Rechters spreken zorg uit over knellende wetgeving

‘Onze rechters en medewerkers zien waar het recht in de dagelijkse praktijk knelt, waar processen vastlopen en waar onrechtvaardigheid het rechtssysteem binnendringt’, schreef Henk Naves (voorzitter Raad voor de rechtspraak) bij het jaarverslag. De transitievergoeding, die ondernemers vaak moeten betalen aan werknemers die zijn ontslagen, vinden rechters in sommige gevallen 'meer dan knellend'.

Btw verschuldigd bij acceptatie winnend bod veiling

Stel dat een btw-ondernemer goederen en diensten veilt via een website. Hij is dan btw verschuldigd op het moment dat hij de winnende consument een te verzilveren bon overhandigt.

Alleen vrijstelling OVB bij reorganisatie met lichamen

Als bij een reorganisatie natuurlijke personen zijn betrokken, is de vrijstelling van overdrachtsbelasting bij interne reorganisatie niet van toepassing.

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primary Sidebar

Opleidingen

Symposium fiscale actualiteiten

Footer

  • Fiscaal nieuws
  • Opleidingen
  • Tools en andere downloads
  • Vacatures
  • Over ons
  • Adverteren op Taxence
  • NDFR
  • Fiscaal en meer
  • Taxvice
  • Tax Talks
  • Sdu Covid-19
  • Contact
  • Linkedin
  • Twitter
  • Facebook
  • Aanmelden nieuwsbrief
  • Naar Sdu Webshop

Taxence is een uitgave van
Sdu
Maanweg 174
2516 AB Den Haag

Powered by Sdu

  • Disclaimer
  • Privacy Statement en Cookiebeleid
SDU

Het laatste nieuws van
Taxence in je mail?

Aanmelden

×