Voor de Belastingdienst is het van belang dat de administratie juist is en als basis kan dienen voor de winstberekening. Om ervoor te zorgen dat dit het geval is, heeft iedere ondernemer een administratieplicht. Voldoet men niet aan deze verplichting, dan mag de inspecteur zelf de winst berekenen. Hij moet in dat geval wel aannemelijk maken dat de administratie niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet.
Administratieplicht
De administratie van bedrijven/ondernemers is voor de fiscus essentieel bij de controle van de belastingaangiften. Daarom moet ook de kleinere ondernemer de bedrijfsadministratie zodanig voeren dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen en de gegevens die van belang zijn voor de heffing van belasting, hieruit duidelijk blijken. Met het begrip ‘te allen tijde’ wordt bedoeld dat de administratie continu, dus zowel voor voorgaande jaren als voor het lopende jaar, moet voldoen aan de wettelijke eisen. In principe moet de administratie dus zijn bijgewerkt. Het maakt hierbij niet uit of activiteiten strafbaar zijn. Een coffeeshophouder bijvoorbeeld moet ook een inkoop- en voorraadadministratie voeren van de ingekochte softdrugs.
Begrip administratie
Het begrip administratie moet ruim worden opgevat. Het gaat dus niet alleen om het vastleggen van de financiële gegevens in de boekhouding. Het heeft namelijk ook betrekking op het vastleggen van bestuurs- en beheersdaden, op de interne organisatie in het algemeen, op het interne en externe berichtenverkeer en alles wat daarmee te maken heeft. Als hoofdregel geldt dat elk gegeven dat eenmaal in het kader van de bedrijfsvoering is verzonden, ontvangen of intern is vastgelegd, onder de fiscale administratie- en bewaarplicht valt.
Inrichting administratie
In principe is de ondernemer verder vrij bij de inrichting van zijn administratie. Toch worden nog verdere eisen expliciet in de wet genoemd:
- De administratie moet gedurende zeven jaar (bij onroerende zaken tien jaar) worden bewaard;
- De administratie moet voldoen aan eisen die in andere belastingwetten worden gesteld;
- Verder moet de administratie zijn ingericht:
- naar de eisen van het bedrijf (of beroep of werkzaamheid). Deze eis ziet vooral op de volledigheid van de gegevens, die controle op juistheid mogelijk moeten maken. De eisen voor een glazenwasser of taxichauffeur zijn anders dan voor een multinational. Een simpele administratie kan acceptabel zijn, als die alle essentiële gegevens bevat. Voor de taxichauffeur bijvoorbeeld is de rittenadministratie essentieel. Voor een glazenwasser bleken dat de waskaarten;
- op zodanige manier dat controle binnen een redelijke termijn mogelijk is. Zo nodig moet de administratieplichtige bovendien de inspecteur uitleg geven en wegwijs maken.
De inspecteur kan de belastingplichtige niet dwingen tot een bepaalde methode van boekhouden. Dat zou namelijk in strijd zijn met het evenredigheidsbeginsel. Dat betekent bijvoorbeeld dat de inspecteur niet mag eisen dat een bepaald softwareprogramma wordt gebruikt. Wel mag hij eventueel een kleine bewerking vragen om snellere inzage en controle te bereiken.
Overbrenging/conversie gegevens
Gegevens mogen in beginsel worden overgebracht naar een andere gegevensdrager. De in de wet genoemde uitzondering hierop is de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten. Voorwaarde bij overdracht is dat de gegevens juist en volledig en controleerbaar blijven. Verdichting mag dus niet (zie bijv: hof Arnhem-Leeuwarden augustus 2015). Het is voor risico van de ondernemer als bijvoorbeeld ten gevolge van computerproblemen of brand gegevens verloren gaan.
Onder invloed van de voortschrijdende digitalisering lijken de eisen te veranderen. Papieren kassabonnen hoeven niet bewaard te worden als deze ook digitaal beschikbaar zijn (zie brief Staatssecretaris). Het geduld met kassasystemen die detailgegevens overschrijven lijkt echter voorbij. Zo waren A-G en hof nog bereid hiermee rekening te houden, maar oordeelde de Hoge Raad afgelopen juni dat detailgegevens (elektronisch) bewaard moeten worden, tenzij de relevante informatie duidelijk op andere wijze uit de administratie blijkt. Het hof had dat laatste onvoldoende onderzocht. De Hoge Raad heeft de zaak verwezen naar gerechtshof ’s-Hertogenbosch.
Deze zaak uit juni heeft tot gevolg gehad dat kassaproducenten reclame maken voor “goedgekeurde kassa’s”. Het lijkt handig voor softwareleveranciers, kassabouwers en hun klanten als de Belastingdienst betrokken is bij het opstellen van een keurmerk waaraan een digitale kassa of gegevensuitwisseling met de fiscus moet voldoen. Betekent dat vroeger of later niet toch het einde van de vrijheid van inrichting van de administratie? Nee, de formulering van de Hoge Raad lijkt nog steeds genoeg ruimte te laten voor een eigen invulling.
Administratie verwerpen
Van belang is dat de Belastingdienst ervan uit kan gaan dat de administratie juist is en dus kan fungeren als grondslag voor de winstberekening. Is dat niet het geval, dan kan de fiscus de administratie opzij schuiven en daarmee verwerpen. Hij zal dan zelf een winstberekening maken. Een ondernemer kan in dat geval te maken krijgen met een informatiebeschikking, eventuele omkering van de bewijslast en zelfs strafbaarstelling. Kleine gebreken vormen geen omkering van de bewijslast.
Wet: artikel 52 AWR
Geef een antwoord