Vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer: de fiscale spelregels

De vergoeding van reiskosten voor het reizen van en naar het werk is meer dan een administratieve kwestie. Tussen werkgevers en werknemers kan een discussie ontstaan vanwege tegengestelde belangen. Werkgevers sluiten het liefst aan bij de fiscale begrenzingen. Maar worden bepaalde fiscale mogelijkheden niet over het hoofd gezien?

Net als voor andere reiskosten kunnen reiskosten voor woon-werkverkeer vergoed worden op basis van € 0,19 per kilometer (als gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling), ongeacht het middel van transport. Dit bedrag is al sinds jaren niet meer geïndexeerd. Neemt niet weg dat naarmate het aantal kilometers woon-werkverkeer toeneemt het totale bedrag aan vergoeding aardig kan oplopen. De onbelaste vergoeding kan zelfs in individuele gevallen ruimer zijn dan de werkelijke kosten. Overigens is voor de loonbelasting ook de directeur-grootaandeelhouder een werknemer, en soms, bijvoorbeeld bij een deelbelang in de vennootschap, is deze ook premieplichtig voor de werknemersverzekeringen. Daarmee zijn vergoedingen voor woon-werkverkeer ook voor de dga van belang en is het mogelijk interessant om te bezien of de fiscale ruimte goed wordt benut.

Vaste vergoedingen

Om het administratief makkelijker te maken (en onder voorwaarden) geeft de Belastingdienst ook de mogelijkheid om vaste vergoedingen te verstrekken, per jaar, per maand of per week, afhankelijk van het aantal dagen dat wordt gereisd tussen woning en arbeidsplaats. Nacalculatie aan het einde van het jaar is alleen vereist als de reisafstand tussen wonen en werken meer is dan 75 kilometer enkele reis. Ook voor mensen die 1 of 2 dagen vanuit huis werken is een speciale praktische regeling getroffen. In het tijdperk van het nieuwe werken wellicht iets om eens nader naar te kijken.

Cafetariaregeling

Dan is er nog de cafetariaregeling, die niets met horeca te maken heeft, maar de mogelijkheid biedt om onbelaste vergoedingen voor (onder andere) reiskosten woon-werkverkeer in te ruilen voor loon zoals een dertiende maand. Let wel dat deze inruil reëel moet zijn en daarmee invloed heeft op bijvoorbeeld de opbouw van pensioen of rechten op sociale zekerheidsuitkeringen. Behalve de kosten van administratie is deze ruil voor de werkgever kostenneutraal. Immers, de werkgever betaalt een vergoeding, maar voor hetzelfde bedrag ook minder loon. De werknemer ruilt belastbaar loon in voor een onbelaste vergoeding en heeft daarom het fiscale voordeel.

Fiscale aardigheden zitten overigens ook in de salderingsregeling en de carpoolregeling. De salderingsregeling houdt in dat onder voorwaarden een bovenmatige vergoeding voor woon-werkverkeer mag worden gesaldeerd met een vergoeding voor overige zakelijke kilometers, die lager ligt dan het fiscaal maximaal toegestane bedrag per kilometer (€ 0,19) of vice versa.

Werknemers zijn voor al het voorgaande natuurlijk afhankelijk van de welwillendheid van hun werkgever. Mocht deze te kort schieten in het vergoeden van reiskosten, dan kan tot slot de reisaftrek in de inkomstenbelasting een pleister op de wonden zijn.