Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers met meer dan 100 werknemers de CO₂-uitstoot van hun medewerkers bij zakelijk verkeer en woon-werkverkeer bijhouden en hierover rapporteren. Sinds deze datum geldt namelijk de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit. Wat houdt deze nieuwe verplichting in?
Uitstoot op basis van gereisde kilometers
De verplichte CO₂-registratie voor werkgevers houdt in dat bijgehouden moet worden hoeveel kilometers de werknemers van een bedrijf afleggen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Ook moet geregistreerd worden met welk type vervoersmiddel zij dit doen en welk soort brandstof. De werkgever moet dit aantal kilometers vervolgens jaarlijks doorgeven aan de overheid. Het doel van deze nieuwe rapportageverplichting is het verminderen van de uitstoot van CO₂ (broeikasgas).
Verminderen CO₂-uitstoot
De verplichtingen van het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit volgen uit het Klimaatakkoord, waarin afspraken staan over het terugdringen van de CO₂-uitstoot. In het Klimaatakkoord is afgesproken om broeikasgassen in het verkeer te verminderen. Eén van de afspraken is dat werkgevers met 100 of meer medewerkers hun jaarlijkse CO₂-emissie zo veel verminderen dat die uitstoot in 2030 in totaal met minimaal 1,5 megaton zal zijn afgenomen.
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil daarom bekijken hoeveel CO₂ het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van medewerkers uitstoot. Er is daarbij gekozen voor een gezamenlijk CO₂-uitstoot plafond. De komende jaren wordt gekeken of uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit onder dat plafond blijft. De gegevens die worden verkregen door de rapportageverplichting bieden daarvoor de basis.
Vanaf 100 werknemers
De rapportageverplichting geldt voor werkgevers die op 1 januari van het kalenderjaar waarover zij rapporteren 100 of meer medewerkers in dienst hebben. Met medewerker wordt hier bedoeld: de persoon met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling, die minstens 20 uur per maand betaalde arbeid moet verrichten volgens zijn arbeidsovereenkomst of aanstelling. Dit betekent dat oproepkrachten met een nulurencontract, vrijwilligers, zzp’ers en ingeleende krachten (uitzendkrachten of gedetacheerden) niet meetellen. Werkgevers met minder dan 100 medewerkers zijn niet verplicht om gegevens aan te leveren, maar mogen dat wel doen.
Wat moet er bijgehouden worden?
Werkgevers moeten rapporteren over het woon-werkverkeer en de zakelijke ritten waarvoor de medewerker een vergoeding ontvangt of waarvoor aan de medewerker een vervoermiddel ter beschikking is gesteld. Het gaat dus om reizen met een leaseauto of bedrijfsauto, maar ook om reizen met de eigen auto, scooter, motor of (brom)fiets als de medewerker voor die reizen een vergoeding krijgt. Verder geldt de registratieplicht ook voor reizen die de medewerker met het openbaar vervoer maakt en die de werkgever vergoedt (bijvoorbeeld bij gebruik van een NS businesscard of declaratie van treinkaartjes).
Werkgevers moeten het aantal reizigerskilometers voor woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit, de gebruikte vervoermiddelen en het brandstoftype voor bromfiets, scooter of motorvoertuig rapporteren. De werkgever hoeft daarbij niet op medewerkersniveau te rapporteren, maar mag verslag leggen van de totalen van de hele organisatie (alle medewerkers en locaties samen).
Vliegreizen (en reizen per boot) vallen niet onder de rapportageverplichting. Ook goederenvervoer is uitgezonderd. Buitenlandse reizen tellen wel mee; als een werknemer in het buitenland woont, of als een zakelijke reis naar het buitenland gaat dan moeten ook de kilometers die in het buitenland zijn gereisd worden doorgegeven.
Hoe rapporteren?
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft een digitaal platform ontwikkeld waarin de gegevens moeten worden aangeleverd. Het gaat dan om de gegevens van het voorgaande jaar.
Het totaal aantal kilometers dat de werknemers in een jaar reisden voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer moet worden ingevuld. Deze kilometers moeten worden verdeeld in groepen. Vervolgens moeten de gegevens worden opgeteld van elke combinatie van vervoermiddel en brandstoftype. Bijvoorbeeld de combinatie auto-benzine.
De handreiking ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat legt uit welke gegevens precies verzameld moeten worden. In de handreiking is te lezen welke gegevens gevraagd worden, met welke methodes deze kunnen worden verzameld, en hoe de rapportage moet worden ingediend.
De omgevingsdienst controleert vervolgens of een werkgever de rapportageverplichting naleeft. Het platform zet de ingevoerde gegevens vervolgens klaar voor deze instantie. De werkgever ontvangt hiervan een melding.
Bijhouden vanaf 1 juli 2024, rapporteren uiterlijk 30 juni 2025
De registratieplicht en bijbehorende rapportageplicht zijn jaarlijks terugkerende plichten. Werkgevers moeten uiterlijk op 30 juni van elk jaar rapporteren over het werkgerelateerde reisverkeer van hun medewerkers in het voorgaande kalenderjaar.
De regelgeving is op 1 juli 2024 ingegaan. Werkgevers mogen er voor kiezen om op 1 januari 2024 al met de rapportage te starten. Uiterlijk op 30 juni 2025 moeten werkgevers rapporteren over kalenderjaar 2024.
Gegevens van werknemers verzamelen
Sommige werkgevers werken al met een mobiliteitsplatform, waarin alle reizen van medewerkers worden geregistreerd. Dat is handig, want dat geeft al veel gegevens voor de CO₂-rapportageverplichting. Is dit niet het geval, dan kunnen de reisgegevens verzameld worden uit de verschillende administraties en jaaropgaven die een werkgever heeft voor leaseauto’s, openbaar vervoer en reiskostenvergoedingen. Ontbreken er nog gegevens, dan kunnen die gegevens bijvoorbeeld worden opgevraagd door een enquête uit te zetten onder de werknemers.
Wat zijn de gevolgen bij teveel uitstoot?
In 2026 vindt een evaluatie van de regeling plaats. Als dan blijkt dat de CO₂-uitstoot niet onder het plafond is gebleven, zal alsnog in de regelgeving een maximum CO₂-uitstoot per reizigerskilometer worden opgenomen.
Op langere termijn (met ingang van 1 januari 2030) geldt mogelijk de verplichting dat de CO₂-uitstoot van zakelijke mobiliteit niet meer dan 96 gram per reizigerskilometer mag bedragen.
Maatregelen om uitstoot te verminderen
De werkgever kan de CO₂-uitstoot van de zakelijke mobiliteit omlaag brengen, bijvoorbeeld door:
1. Minder reizen: minder zakelijke kilometers maken. Door meer thuis te werken, meer afspraken virtueel te laten plaatsvinden of door een betere planning van reizen te maken, kan het aantal gereden kilometers omlaag worden gebracht.
2. Anders reizen. Door zakelijke kilometers met voertuigen op fossiele brandstoffen om te zetten in (elektrisch) fietsen, lopen en/of het gebruiken van openbaar vervoer daalt de gemiddelde uitstoot per kilometer.
3. Schoner reizen: aanpassen van het wagenpark. De kilometers gereden met voertuigen op fossiele brandstoffen zijn ook om te zetten in schonere kilometers, bijvoorbeeld door vergroening van het lease-wagenpark of het bieden van een aangepaste kilometervergoeding voor schonere auto’s.
Dit artikel is eerder verschenen op advocatie.nl.
Geef een reactie