Iedereen moet zich kunnen identificeren. Veel bedrijven vragen dan ook niet alleen nieuwe werknemers maar ook ingehuurde arbeidskrachten om een kopie van het identiteitsbewijs. Maar volgens het College Bescherming Persoonsgegevens kunnen bedrijven en organisaties in het laatste geval gewoon volstaan met de vraag aan de uitzendkrachten om hun paspoort te tonen.
Identiteit vaststellen
Als een werkgever een nieuwe werknemer in dienst neemt of een arbeidskracht inleent, moet hij voor aanvang van de werkzaamheden diegene in de gelegenheid stellen zich te identificeren. Hij moet diegene ook erop wijzen dat hij ook tijdens zijn werk een geldig identiteitsbewijs, identiteitskaart of vreemdelingendocument bij zich moet dragen. De tweede stap is het controleren van het identiteitsbewijs op echtheid en geldigheid. Denk aan de pasfoto, fysieke kenmerken, handtekening en nationaliteit. Vervolgens moet de werkgever een kopie maken van het identiteitsbewijs en deze nauwkeurig bewaren bij zijn loonadministratie.
Ingehuurde arbeidskrachten
De wet bepaalt dat werkgevers een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers zeven jaar bij hun loonadministratie moeten bewaren. Dit geldt echter niet als een werkgever arbeidskrachten inleent of werk uitbesteedt. Volgens het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) is het kopiëren van het identiteitsbewijs van ingehuurde arbeidskrachten in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens. Bovendien zijn stapels kopietjes paspoorten bijna vragen om identiteitsfraude. Daarom heeft de Belastingdienst haar beleid op dit gebied gewijzigd. Vanaf 1 januari 2014 informeert de Belastingdienst werkgevers dat zij geen kopie meer hoeven te maken van het identiteitsbewijs van ingehuurde arbeidskrachten. Wel moeten zij nog steeds de identiteit van deze arbeidskrachten kunnen aantonen.
Identiteit aantonen
Voor het aantonen van de identiteit van ingehuurde arbeidskrachten moet de inlener of aannemer de volgende persoonsgegevens van de arbeidskracht vastleggen in zijn loonadministratie:
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
- de geboortedatum;
- het BSN/sofinummer;
- een specificatie van de gewerkte uren;
- de nationaliteit;
- het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur;
- een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur (indien van toepassing);
- naam-, adres- en woonplaats van de onderaannemer/uitlener.
Richtsnoeren
Sinds 1 januari 2014 mag de werkgevers alleen een kopie maken van het identiteitsbewijs van nieuwe werknemers (en nieuwe opdrachtnemers bij het vragen om een Verklaring arbeidsrelatie). Zie in dit kader het bericht ‘Alleen identificatieplicht zzp’er bij verzoek om VAR’. De regels voor het kopiëren van identiteitsbewijzen en het beveiligen van de persoonsgegevens vindt u in de Richtsnoeren gebruik van ‘kopietje paspoort’ van het CPB. Kan de werkgever de identiteit van een nieuwe werknemer niet op de juiste manier vaststellen? Dan moet hij het anoniementarief toepassen, anders riskeert hij een verzuimboete van maximaal € 4.920.
Let op: Ook het kopiëren van het identiteitsbewijs van klanten en relaties is volgens de wet in beginsel verboden. Het CBP heeft dit duidelijk gemaakt in de Richtsnoeren gebruik van ‘kopietje paspoort’. Bedrijven en organisaties in de private sector kunnen in de meeste gevallen voor legitimatie gewoon volstaan met de vraag aan klanten om hun paspoort of ander identiteitsdocument te laten zien.
Meer informatie: College Bescherming Persoonsgegevens, 13 februari 2014, persbericht
Geef een reactie