Het is van belang om een nieuwe werknemer op correcte wijze te identificeren. Anders moet de werkgever het anoniementarief toepassen.
Identificatieplicht
In principe moet een bedrijf de identiteit vaststellen van iedere persoon die voor dat bedrijf komt werken. Het gaat daarbij dus niet alleen om werknemers, maar ook om uitzendkrachten en zelfs zelfstandigen. Hier gaan we voor het gemak even uit van het bedrijf als werkgever en de arbeidskracht als werknemer. Het vaststellen van de identiteit van een nieuwe werknemer moet normaal gesproken gebeuren voordat deze werknemer begint. Maar in situaties waarin de nieuwe werknemer vrijwel letterlijk direct kan beginnen, zal de identificatie op de eerste werkdag moeten plaatsvinden.
Geschikt document
Om zich te identificeren, moet de werknemer een bepaald document tonen. Bij de eerste identificatie kan een werknemer niet volstaan met het tonen van een rijbewijs. Wel toegestaan zijn:
- Paspoorten. Hieronder dient men te verstaan een nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort. Dit paspoort mag zijn afgegeven door het bevoegde gezag van een lidstaat van de EU of EER als de werknemer de nationaliteit van die lidstaat heeft.
- Reisdocumenten. Daarbij valt te denken aan reisdocumenten voor vluchtelingen en reisdocumenten voor vreemdelingen en aangewezen reisdocumenten.
- Een Nederlandse identiteitskaart en vervangende Nederlandse identiteitskaart.
- Documenten waarover een vreemdeling op grond van de Vreemdelingenwet 2000 moet beschikken om zijn identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke positie te laten vaststellen. Bijvoorbeeld een visum of een verblijfsvergunning.
Stappenplan verificatieplicht
De identificatie van een nieuwe werknemer dient zorgvuldig plaats te vinden. De werkgever kan daartoe het volgende stappenplan volgen:
- Controleer het identiteitsbewijs. De werkgever dient te verifiëren of het een geldig identiteitsbewijs is. Daarnaast moet de werkgever nagaan of het identiteitsbewijs geen vervalsing is. Hij kan bijvoorbeeld letten op beschadigingen en of iemand geknoeid heeft met de Machine Readable Zone (MRZ).
- Controleer de identiteit. De werkgever zal de foto in het identiteitsbewijs vergelijken met de persoon die voor hem staat. Besteed ook aandacht aan de leeftijd en nationaliteit.
- Controleer of de persoon voor het bedrijf mag werken. Dit is doorgaans geen probleem voor inwoners uit lidstaten van de EU en EER. Voor anderen zal een extra vergunning nodig zijn.
- Bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie, tenzij dit niet is toegestaan. Het bewaren van een kopie is niet toegestaan als de persoon niet in dienstbetrekking werkt en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije (de persoon moet dan legaal in Nederland verblijven) komt.
Woonadres
De werkgever kan de identiteit van de werknemer niet correct vaststellen als de werknemer niet zijn juiste woonadres opgeeft. Om het juiste adres op te geven, moet hij volgens een handreiking van de Belastingdienst op het volgende letten:
- In welke plaats staat het huis dat hij duurzaam ter beschikking heeft?
- Waar is het centrum van zijn maatschappelijke leven?
- In welke plaats staat hij ingeschreven in de Basisregistratie Personen?
- Waar verblijven zijn partner/ echtgeno(o)t(e) en kinderen?
- Waar gaan de kinderen naar school?
- In welk land is hij lid van bijvoorbeeld een sportvereniging?
- Waar heeft hij zijn verzekeringen afgesloten?
- Wat is zijn wil en wat is zijn intentie?
Kopie bewaren
Nadat de werkgever de identiteit van de werknemer correct heeft vastgesteld, moet hij een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in zijn loonadministratie. Deze kopie moet de werkgever vervolgens minimaal vijf jaren bewaren na het jaar waarin de werknemer bij hem is vertrokken. Als een identiteitsbewijs verloopt tijdens de dienstbetrekking, hoeft de werkgever geen nieuwe kopie te maken.
Identificatie op de werkvloer
Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment in staat zijn een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. De werkgever moet hen daarop wijzen. Bij een controle moet de werkgever zijn werknemers de kans bieden om aan hun identificatieplicht te voldoen.
Toepassen anoniementarief
In het geval de identificatie van de werknemer niet correct heeft plaatsgevonden, moet de werkgever het anoniementarief toepassen. Dat betekent dat hij 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen inhoudt op het loon. De werkgever moet de toepassing van de loonheffingskorting achterwege laten. Hij dient de code loonbelastingtabel 940 (52%-tarief in verband met anonieme werknemers) te gebruiken. De werkgever mag voor de berekening van de werknemersverzekeringen geen rekening houden met het maximumpremieloon. Voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet geldt evenmin maximumbijdrageloon.
Geef een reactie