Door een verklaring geen privégebruik auto te overleggen, kan de werknemer ervoor zorgen dat zijn werkgever het autokostenforfait achterwege laat. Maar als de werknemer vermoedt dat hij toch meer dan 500 privékilometers gaat afleggen, moet hij de verklaring intrekken als hij een boete wil voorkomen.
Autokostenforfait
In principe moeten ondernemers die de beschikking hebben over een auto van de zaak en deze kunnen gebruiken voor privédoeleinden een winstcorrectie toepassen. Dat betekent dat zij een onttrekking in aanmerking nemen, waardoor hun fiscale winst wordt vergroot. In beginsel zal de fiscus deze onttrekking stellen op een forfaitair bedrag van 22% van de catalogusprij van de auto plus BPM. Bij een auto van meer dan vijftien jaar oud zal het forfait 35% van de waarde in het economische verkeer zijn. In de loonbelasting geldt een vergelijkbare regeling voor werkgevers. Zij dienen het belastbare loon van hun werknemers te verhogen als zij de auto van de zaak kunnen gebruiken voor privédoeleinden. Men duidt de forfaitaire winstcorrectie of bijtelling op het loon ook weleens aan met de term ‘autokostenforfait’. Er zijn overigens diverse uitzonderingen en afwijkingen op het autokostenforfait.
Grens van 500 privékilometer
Het autokostenforfait blijft achterwege als de ondernemer of de werknemer aannemelijk maakt dat hij hooguit 500 privékilometers heeft gereden met een of meer auto’s van de zaak. Daarbij is men vrij in de manier waarop men dit aannemelijk maakt. De Belastingdienst is echter geneigd om een sluitende rittenregistratie te aanvaarden, dus dat is de standaardmethode.
Verklaring geen privégebruik auto
Weet een werknemer dat hij geen of in ieder geval niet meer dan 500 privékilometers op jaarbasis met de personenauto van de zaak gaat rijden? Dan kan hij bij de Belastingdienst het aanvraagformulier voor de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bestellen. Als hij deze verklaring overlegt aan zijn werkgever, dient deze een kopie van de verklaring te bewaren in zijn loonadministratie. Met de verklaring laat de werkgever de bijtelling achterwege vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover hij het loon moet berekenen. Hij mag het autokostenforfait niet corrigeren voor loontijdvakken waarover de werknemer al loon heeft gekregen. Heeft de werknemer ten onrechte een Verklaring geen privégebruik auto verkregen? En is de werkgever daarvan op de hoogte? Dan moet hij gewoon het autokostenforfait blijven toepassen.
Toch privégebruik
Vermoedt de inspecteur dat wel een privérit is gemaakt? Dan kan hij werknemer verzoeken om aannemelijk te maken dat die rit toch zakelijk was. Als de werknemer daarin faalt, zal de fiscus stellen dat het autokostenforfait ten onrechte achterwege is gebleven. De Belastingdienst zal vervolgens de over dat forfait verschuldigde loonheffingen naheffen van de werknemer. De werkgever blijft buiten schot. Tenzij hij wist dat de verklaring niet deugde maar toch het autokostenforfait achterwege heeft gelaten. Bovendien kan de schuldige van dit vergrijp een boete van € 4.411 (bedrag 2021) verwachten. Bij recidive kan de boete zelfs € 5.514 (bedrag 2021) bedragen.
Intrekking verklaring geen privégebruik
Stel dat een werknemer met een Verklaring geen privégebruik auto in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 privékilometers gaat rijden. In dat geval moet hij dat zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Daarnaast moet hij moet de verklaring intrekken. Daarvoor kan hij het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’ gebruiken. De werknemer kan dit formulier online invullen en versturen. Daarnaast moet hij zo snel mogelijk zijn werkgever informeren. De werknemer kan binnen twee weken na ontvangst van het formulier een bericht van de Belastingdienst verwachten. En ook zijn werkgever hoort een brief van de Belastingdienst te ontvangen met daarin de informatie nodig is voor de aangifte loonheffingen.
Toepassing autokostenforfait
In het geval van een intrekking van de Verklaring geen privégebruik auto geldt de bijtelling voor alle tijdvakken in het kalenderjaar waarin de werknemer de auto ter beschikking had. Dus ook voor de maanden waarin hij de Verklaring geen privégebruik auto had. Toch hoeft de werkgever dat niet met terugwerkende kracht te doen. Dat wil zeggen dat hij eerdere aangiftes loonheffingen niet hoeft aan te passen. De wijziging verwerkt hij wel in de huidige aangiftes door het voordeel van het privégebruik bij het loon op te tellen. Daarbij gebruikt de werkgever de bijtellingspercentages die op dat moment gelden.
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
Als de auto van de zaak een bestelauto is, kunnen ondernemers en werknemers eventueel een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik overleggen. De Belastingdienst moet de ontvangst van zo’n verklaring bevestigen. Bij afgifte van een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik blijft het autokostenforfait eveneens achterwege. Maar ook hier geldt dat de inspecteur om nadere bewijsvoering kan vragen als hij vermoedt dat sprake is van een privérit met de bestelauto. Kan de ondernemer of de werknemer niet aannemelijk maken dat hooguit 500 privékilometers zijn gereden? Dan kan de Belastingdienst de belasting over het autokostenforfait navorderen of naheffen. En ook in deze situatie riskeert de werknemer of de ondernemer een vergrijpboete van € 4.411 of € 5.514 bij recidive.
Intrekken verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
Ondernemers en werknemers kunnen zo’n vergrijpboete voorkomen door tijdig de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik in te trekken. De inspecteur dient ook de mededeling van deze intrekking te bevestigen. Heeft de intrekking van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto plaatsgevonden voordat de ondernemer of de werknemer de bestelauto ook voor privédoeleinden gaat gebruiken? Dan gaat de fiscus ervan uit dat de bestelauto tot het moment van de intrekking wel voor privédoeleinden ter beschikking stond, maar niet voor privédoeleinden is gebruikt.
Wet: art. 67c AWR, art. 3.20, eerste en zesde tot en met negende lid Wet IB 2001 en art. 13bis, zevende en dertiende tot en met zestiende lid Wet LB
Besluit: par. 24 BBBB
Geef een reactie