De vaste reiskostenvergoeding is een vaste kostenvergoeding die veel voorkomt. Aan het toekennen van een onbelaste vaste reiskostenvergoeding zijn wel voorwaarden verbonden.
Onbelaste kostenvergoeding
Werkgevers kunnen hun werknemers binnen bepaalde grenzen een vergoeding geven voor bepaalde kosten zonder dat dit ten laste komt van de vrije ruimte of belast loon vormt. Ook is het onder voorwaarden mogelijk om onbelast bepaalde goederen te verstrekken. Zonder uitgebreid op de details in te gaan, gaat het om verstrekkingen en vergoedingen van kosten van:
- reizen ten behoeve van de dienstbetrekking, inclusief woon-werkverkeer. Normaal gesproken bedraagt de onbelaste vergoeding € 0,19 per kilometer, maar bepaalde reiskosten zijn tegen de werkelijke waarde te vergoeden;
- tijdelijk verblijf elders vanwege de dienstbetrekking, anders dan extraterritoriale kosten;
- maaltijden die voor meer dan 10% een zakelijk karakter hebben;
- het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden, die nodig is/ zijn voor de dienstbetrekking. Hieronder vallen ook de kosten van de inschrijving in een beroepsregister en de kosten van outplacement;
- het volgen van opleiding of een studie om daarmee inkomen uit werk en woning te kunnen verwerven. Ook de kosten va een procedure erkenning verworven competenties zijn onbelast te vergoeden als een aangewezen instantie daarvoor een verklaring afgeeft;
- tijdelijk verblijf in het buitenland door zogeheten extraterritoriale werknemers;
- verhuizingen;
- gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur;
- Arbovoorzieningen;
- een deel van branche-eigen producten. De onbelaste verstrekking is beperkt tot 20% van de waarde in het economische verkeer maar maximaal € 500 per werknemer per kalenderjaar;
- een verklaring omtrent gedrag (VOG) die is aangevraagd in het kader van de dienstbetrekking.
Vaste kostenvergoeding
Kent de werkgever aan zijn werknemer een vaste kostenvergoeding toe? Dan moet hij deze berekening van deze kostenvergoeding baseren op een onderzoek naar de werkelijke kosten. Anders behoort de vaste kostenvergoeding gewoon tot het aangewezen eindheffingsloon. Dat betekent dat die kostenvergoeding beslag legt op de vrije ruimte.
Voorwaarden vaste reiskostenvergoeding
Een werkgever kan zijn werknemer een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toekennen als die werknemer op jaarbasis doorgaans naar een of meer vaste arbeidsplaatsen reist. Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk minimaal 70% x 52 weken = 36 weken zal bezoeken. Eindigt de dienstbetrekking gedurende het kalenderjaar? Dan mag men uitgaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt. Deze praktische regeling is naar evenredigheid toepasbaar voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist.
Reiskostenvergoeding tijdens kortstondige afwezigheid
Ook tijdens kortstondige afwezigheid van de werknemer mag de werkgever een onbelaste vaste reiskostenvergoeding doorbetalen. Kortstondige afwezigheid wil zeggen dat in redelijkheid een afwezigheid van hooguit zes aaneensluitende weken is te verwachten. Zodra een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding nog over de lopende en de eerstvolgende kalendermaand onbelast uitbetalen. Daarna is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand die volgt op de maand van herstel.
Goedkeuring in verband met coronacrisis
Vanwege de coronacrisis hebben veel werknemers (vaker) moeten thuiswerken. Strikt genomen zou dit het toekennen van een vaste reiskostenvergoeding in gevaar brengen. Maar de staatssecretaris van Financiën keurt voor zoveel nodig het volgende goed. De werkgever hoeft gedurende een bepaalde periode geen gevolgen te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding. Deze periode bestaat uit het jaar 2020 en de eerste negen maanden van het jaar 2021 De werkgever mag deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Heeft de werkgever een vaste reiskostenvergoeding met ingang van 1 januari, 1 februari of 1 april 2021 gewijzigd? Dan kan hij deze wijziging eventueel uitstellen tot 1 oktober 2021. In die situatie mag hij de goedkeuring ook voor de eerste negen maanden van het jaar 2021 toepassen alsof de vaste reiskostenvergoeding ongewijzigd is voortgezet.
Hoogte vaste reiskostenvergoeding
De toegestane onbelaste vergoeding voor reiskosten op jaarbasis is in beginsel: 214 x factor b x € 0,19. De toegestane vaste onbelaste vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 of 52. Bij deze berekening gaat de werkgever uit van 214 reguliere werkdagen. Dat aantal is na de vermindering met het gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte). Maakt de werkgever aannemelijk dat bij hem het aantal reguliere werkdagen minstens 267,5 is? Dan mag hij van dat hogere aantal uitgaan. Verder geldt als uitgangspunt een maximale totale reisafstand (heen en terug) van 150 kilometer per dag. Bij een langere reisafstand is nacalculatie verplicht.
Wet: art. 31a Wet LB
Besluit: par. 6.2 Besluit noodmaatregelen coronacrisis en par. 4.2 Besluit nr. BLKB2015/0188M
PE-Pitstop Fiscale aspecten thuiswerken; nu en in de toekomst
Thuiswerken is een blijvertje. Wat zijn de fiscale gevolgen? Loonheffingspecialist mr. Touria El Ouardi staat uitvoerig stil bij de fiscale gevolgen voor de personeelsvoorzieningen bij thuiswerken.
Geef een reactie