Als een werkgever overstapt naar een andere salarisprofessional betekent dit vaak een wisseling van salarispakket. Er is een handreiking met aandachtspunten.
Het is belangrijk om een wisseling van salarispakket en een wisseling van salarisprofessional/fiscaal dienstverlener goed voor te bereiden. In het bijzonder is aandacht nodig voor:
- de bewaarplicht;
- het kunnen corrigeren over oude jaren;
- het overnemen van het Nummer inkomstenverhouding (NumIv), inclusief oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding;
- het continueren van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR);
Het is de ervaring van de Belastingdienst dat na een pakketwissel rondom deze thema’s problemen kunnen ontstaan.
Bewaarplicht
De inhoudingsplichtige moet alle gegevens uit de administratie – die belangrijk zijn voor de belastingheffing – bewaren. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van zeven jaar (zie paragraaf 3.5 van het Handboek Loonheffingen). Voor sommige gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet inhoudingsplichtige tenminste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:
- loonbelastingverklaringen of formulieren met gegevens voor de loonheffingen
- kopieën van identiteitsbewijzen
- kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemers hebt gekregen
Bij een eventuele belastingcontrole moeten gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. Ook wanneer een inhoudingsplichtige (een deel van) de administratie door bijvoorbeeld een salarisprofessional laat verzorgen, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.
Corrigeren oude jaren
De inhoudingsplichtige is verplicht te corrigeren als hij, de salarisprofessional of een inspecteur een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van vijf kalenderjaren na afloop van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft. Het moet mogelijk zijn aangifte te corrigeren die met het vorige pakket zijn gedaan. Vaak kan dit niet met het nieuwe pakket. (zie hoofdstuk 16 van het Handboek Loonheffingen).
Inkomstenverhouding
In de aangifte loonheffingen vermeldt de werkgever gegevens van werknemers en uitkeringsgerechtigden in zogenoemde inkomstenverhoudingen. In de meeste gevallen is de inkomstenverhouding gelijk aan de dienstbetrekking (zie paragraaf 3.4 van het Handboek Loonheffingen). Ken aan elke inkomstenverhouding een nummer toe, het NumIv. Gebruik dat nummer – ook na pakketwissel – in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Een pakketwissel is geen reden om het nummer inkomstenverhouding te wijzigen. Dit voorkomt dat in de polisadministratie bij UWV een andere dienstbetrekking lijkt te ontstaan. Neem de oorspronkelijke aanvangsdatum van de inkomstenverhouding over. Een pakketwissel leidt dus niet tot een nieuwe ’Datum aanvang inkomstenverhouding’.
Voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR)
Bij een wisseling per 1 januari van salarispakket, ontstaan er geen problemen met VCR. Bij wisseling in de loop van het jaar van pakket, kan dit leiden tot een probleem met de toepassing van VCR. De premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet berekent men namelijk volgens de VCR-systematiek. Daarbij zijn de cumulatieven van de voorliggende loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar nodig: het cumulatief SV-loon, het eerder in aanmerking genomen cumulatief premie- en bijdrageloon en het cumulatief maximumpremie- en bijdrageloon.
Om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen, worden in de praktijk vaak de aangiften loonheffingen over voorliggende tijdvakken opnieuw ingediend met het nieuwe pakket. Dit is formeel niet toegestaan en leidt vaak tot ongewenste financiële effecten (naheffingen of teruggaven). Een pakketwissel per 1 januari voorkomt dit VCR-probleem.
Bij pakketwisseling anders dan 1 januari is het raadzaam vooraf contact op te nemen met de inspecteur van het Belastingkantoor van de werkgever. Deze kan dan maatregelen treffen om de eventuele ongewenste gevolgen te beperken.
Wisseling van salarisprofessional
Het is van belang dat de inhoudingsplichtige en de oude en nieuwe salarisprofessional duidelijke afspraken maken over het moment van beëindiging en start van de dienstverlening. Hiermee voorkomen zij dat loonaangiften dubbel worden ingediend of onjuiste gegevens worden aangeleverd.
Meer informatie
Toelichting loonberekening VCR vanaf 2020
Geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht
Bron: Forum Fiscaal Dienstverleners, 16 juni 2021
Leergang loonheffing
Kennis en begrip van wet- en regelving rondom loonheffing is onmisbaar, niet alleen voor advisering aan de dga over zijn eigen (fictieve) loon maar ook voor advisering rondom het loon van werknemers en gerelateerde zaken zoals de werkkostenregeling, auto van de zaak, inleners- en ketenaansprakelijkheid en arbeid over de grens.
Geef een antwoord