Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten is een vaste, onbelaste kostenvergoeding mogelijk die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Het is dan wel nodig vooraf onderzoek te doen naar de kosten die werknemers werkelijk maken.
Dit staat in een Handreiking van de Belastingdienst.
Zonder kostenonderzoek is de vaste kostenvergoeding loon van de werknemer. Wanneer de vaste kostenvergoeding aangewezen wordt als eindheffingsloon, gaat dat ten laste van de vrije ruimte.
Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, gaan altijd ten laste van de vrije ruimte bij aanwijzing als eindheffingsloon. Voor deze kosten is kostenonderzoek niet nodig. Als de vergoeding niet wordt aangewezen als eindheffingsloon, hoort deze tot het loon van de werknemer. Meer over vaste kostenvergoedingen staat in hoofdstuk 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen.
Reisbesluiten binnen- en buitenland
De Reisbesluiten binnen- en buitenland regelen de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Maar deze besluiten zijn ook toe te passen voor andere werknemers, als zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Dit moet aannemelijk gemaakt worden met een voorafgaand onderzoek.
Met het onderzoek is aan te tonen dat de werknemer kosten maakt onder de omstandigheden en voorwaarden, zoals per kostensoort beschreven in de Reisbesluiten. De bedragen per kostensoort van de Reisbesluiten kunnen vergoed worden. Het aantonen van de hoogte van de werkelijke kosten is niet nodig. Wat de bedragen per kostensoort zijn, staat in hoofdstuk 20.1.1. Handboek Loonheffingen.
Wie meer vergoedt, rekent het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer of wijst het aan als eindheffingsloon.
Meer informatie: Belastingdienst, 1 mei 2019
Geef een antwoord