Wat is hier de noodzaak van?

Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm met weinig regels. Het is aan de werkgever om te bepalen of een voorziening noodzakelijk is voor de dienstbetrekking of niet. Als er een noodzaak is, blijft de voorziening loonbelastingvrij. Hierbij maakt het geen verschil of de werknemer een privévoordeel heeft van de voorziening. Dit eventuele voordeel hoeft niet tot het loon te worden gerekend. De wetgever wil de werking van het nieuwe criterium eerst op kleine schaal uitproberen. Vooralsnog geldt het daarom alleen voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Voorwaarden

Bovengenoemde zaken zijn gericht vrijgesteld als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:  

• de voorziening moet naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• de werkgever betaalt de voorziening en berekent de kosten niet door aan de werknemer;
• er moet zijn bepaald dat de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan zijn werkgever betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Oordeel werkgever

Wanneer is iets noodzakelijk? Dat is aan het redelijke oordeel van de werkgever om te beslissen. Hij moet kunnen aantonen dat de voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als de werkgever van mening is dat een voorziening noodzakelijk is en de inspecteur vindt van niet, moet de inspecteur kunnen bewijzen dat de werkgever heeft bedoeld de werknemer te bevoordelen of te belonen. Iets is noodzakelijk als de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. De werknemer moet de voorziening dus voor zijn werk nodig hebben en gebruiken. Daarbij is de omvang of de intensiteit van het gebruik indicatief, maar niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kan toch aan het noodzakelijkheidscriterium worden voldaan.

Voorbeeld noodzaak

Van hun werkgever moeten werknemers die veel onderweg zijn telefonisch bereikbaar. Om hun werk goed te doen hebben ze ook (kort) toegang nodig tot het internet. Als hun werkgever ze een smartphone verstrekt, levert dit geen discussie op met de fiscus. Ook als de werknemer de werknemer de keuze krijgt bij bijvoorbeeld het merk of model smartphone, kan nog steeds aan het noodzakelijkheidscriterium zijn voldaan. Maar als de werkgever op verzoek van enkele werknemers ook wel de kosten van een tablet voor zijn rekening wil nemen, is dit niet vanzelfsprekend ook noodzakelijk. De fiscus kan om uitleg komen vragen over de noodzakelijkheid van de tablets. Stelt de werkgever dat zijn werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar kan hij de inspecteur niet overtuigen? Dan is het aan de inspecteur om te bewijzen dat de tablet niet noodzakelijk is.  

Bewijslast bij bestuurders

Waar in eerste instantie het oordeel van de werkgever dus bepalend is, geldt dat niet in de situatie waarin de werknemer tevens bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval kunnen de hoedanigheid van werkgever en werknemer immers nogal in elkaar overlopen. Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium daarom pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval heeft de werkgever dus de bewijslast.

Niet in cafetariaregeling

In normale situaties is het zoals gezegd aan de werkgever om te bepalen of de voorziening noodzakelijk is. Bij een cafetariaregeling bepaalt de werknemer echter welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. Het is dan niet meer de werkgever die bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat het noodzakelijkheidscriterium niet kan worden toegepast op voorzieningen waarvoor een cafetariaregeling is afgesproken. Het is dus van belang deze voorzieningen uit de cafetariaregeling te halen.

Financiën

Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, is de werkgever hiervoor financieel verantwoordelijk. Vereist is dan ook dat de kosten van een noodzakelijke voorziening door de werkgever worden betaald en niet worden doorberekend aan de werknemer. Hij mag wel een eigen bijdrage vragen als hij de werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage moet dan van het nettoloon worden afgetrokken.

Teruggave

De laatste voorwaarde voor toepassing van het noodzakelijkheidscriterium gaat over het teruggeven van de voorziening als er geen noodzaak meer is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een functiewissel of bij het einde van de dienstbetrekking. Maar ook als de werkgever overstapt op andere voorzieningen of programmatuur en de werknemer de eerder verstrekte of vergoede voorziening behoudt. Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening op zo’n moment niet aan de werkgever betaalt, wordt de restwaarde van de voorziening tot het loon gerekend. Dit moet vanaf het moment dat de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft. Eventueel kan dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon worden aangewezen en in de vrije ruimte vallen.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voor welke voorzieningen geldt het nieuwe noodzakelijkheidscriterium? Bijvoorbeeld voor gereedschappen en dergelijke apparatuur. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren en kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt. Daarbij gaat het om de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn, vooral de werktuigen van een ambachtsman. Voorbeelden van gereedschap zijn: de hamer of de duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is overigens een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers en mobiele communicatiemiddelen

Met computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur wordt gedoeld op ICT-middelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons (waaronder smartphones). Ook printers kunnen onder omstandigheden als noodzakelijk gezien worden. Het kan ook gaan om het bij deze voorzieningen behorende gebruik van datatransport zoals een zogenoemde dongel of een abonnement via een 4G-kaartje en de voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke. De voorzieningen die worden vergoed of verstrekt kan de werknemer ook thuis gebruiken. Ze blijven onbelast als er noodzaak voor is. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn overigens een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken. 

Meer informatie: artikel 31a, lid 2, onderdeel g Wet op de loonbelasting 1964

Filed Under: Arbeid & loon, Nieuws, Verdieping