Factuurvereisten voor de BTW

Correcte factuuradministratie

Een correcte factuuradministratie begint bij het maken van een factuur voor alle goederen en diensten die worden geleverd aan andere ondernemers en andere rechtspersonen zoals gemeenten. Sommige ondernemers hoeven echter geen facturen te maken. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren. Bij leveringen aan particulieren hoeft de ondernemer alleen een factuur te sturen als sprake is van een afstandsverkoop of als hij een nieuw vervoermiddel levert aan een particulier uit een ander EU-land. In het geval van aanbetalingen moet altijd een deelfactuur worden gestuurd. De ondernemer moet de factuur in ieder geval voor de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin de levering plaatsvond versturen. Daarbij is van groot belang dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Verder moet de ondernemer alle facturen bewaren en administreren.

Factuur

De keus of de factuur op paper of digitaal wordt gestuurd ligt in handen van de ondernemer. Kiest hij voor digitaal factureren, dan heeft dit als voordeel dat de transactie snel wordt verwerkt en er bestaat minder kans op fouten. Dit zorgt voor een enorme besparing op tijd en geld. De Belastingdienst stelt bovendien geen extra eisen aan het digitaal factureren, behalve dat de afnemer daarmee akkoord moet gaan. Zowel de papieren als de digitale factuur bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• de datum waarop de factuur is uitgereikt;
• een opeenvolgend nummer of andere aanduiding waarmee de factuur in de boekhouding van de leverancier gemakkelijk is terug te vinden;
• het btw-identificatienummer van de leverancier;
• het btw-identificatienummer van de afnemer (alleen in bepaalde gevallen):
• de naam en het adres van de ondernemer die de levering of dienst verricht;
• de naam en het adres van de afnemer;
• de hoeveelheid geleverde goederen of diensten;
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
• de datum waarop de levering of dienst is verricht;
• de vergoeding per tarief;
• toegepast btw-tarief;
• het te betalen btw-bedrag.

Daarnaast gelden er aangepaste regels voor de facturen in situaties waarin de verleggingsregeling, btw-vrijstelling, reisbbureau- of margeregeling van toepassing is en wanneer sprake is van export of een intracommunautaire levering. 

Voorbelasting

De ondernemer houdt in zijn btw-administratie bij hoeveel btw aan hem in rekening is gebracht, en hoeveel btw hij heeft berekend aan klanten. De btw die leveranciers in rekening brengen over zakelijke uitgaven zijn in principe aftrekbaar. Deze btw komt in mindering op de omzet die de onderneming aan de Belastingdienst moet betalen. Men spreekt dan van ‘aftrekken als voorbelasting’. De fiscus kan deze aftrek echter op verschillende gronden weigeren. Zo werd in een zaak bij Rechtbank Breda de aftrek van de in rekening gebrachte btw geweigerd, omdat de facturen niet aan de eisen voldeden. Het was namelijk niet duidelijk wie de levering had verricht. Later bleek dat ook de tenaamstelling van de afnemer op de factuur onjuist was.

Gebreken

In deze zaak verwees men onder meer naar een uitspraak van de Hoge Raad waarin de rechter stelde dat ook aan de vermelding van de naam van de ondernemer werd voldaan als de factuur een onjuiste naam bevatte. Maar de gemaakte fout mocht echter geen ruimte laten voor misverstand over de identiteit van de ondernemer. Dit was in deze zaak niet het geval, nu de belastingplichtige zelf niet wist wie de leverancier was. De ondernemer beriep zich verder ook op een beleidsbepaling op grond waarvan facturen die niet op de voorgeschreven wijze zijn opgemaakt toch worden aanvaard. Het moest dan gaan om gebreken in de factuur die de wettelijk aan de factuur gestelde eisen niet wezenlijk aantasten. De gebreken in de factuur waren echter te ernstig om dit beleid toe te passen.

Wet: artikel 35a Wet OB 1968

Meer informatie: Rechtbank Breda, 25 november 2009 (gepubliceerd 22 februari 2012), LJN: BV6660