Werkgevers mogen hun werknemers een vaste kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen geoorloofd, mits daaraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het is niet toegestaan een vaste kostenvergoeding achteraf toe te kennen.
Een B.V. had een dochtervennootschap die filmevenementen organiseerde een eigen radiostation in de lucht hield. De dga van de B.V. stuurt de activiteiten in de dochtervennootschap aan. De B.V. verstrekte in de jaren 2010 tot en met 2012 deze dga een vaste kostenvergoeding. Het ging om een representatievergoeding van € 150, een telefoonvergoeding van € 50 en een vergoeding van € 250 voor het gebruik van de privéauto’s voor alle zakelijke ritten. Dit waren maandelijkse bedragen. Bovendien kreeg de dga vanaf mei 2011 een auto ter beschikking gesteld door de organisator.
Boekenonderzoek
In januari 2014 hield de Belastingdienst een boekenonderzoek over de aanvaardbaarheid van de aangiften loonheffingen over 2010, 2011 en 2012. Voor de vaste kostenvergoedingen ad € 5.400 en het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto legde de Belastingdienst gebruteerde naheffingsaanslagen op. Hof Arnhem-Leeuwarden overweegt dat de organisator in de jaren 2010 tot en met 2012 niet de werkkostenregeling heeft toegepast. Het overgangsrecht voor vrije vergoedingen en verstrekkingen was daarom nog van toepassing. Volgens dit overgangsrecht behoorden vaste vergoedingen niet tot het loon, voor zover deze per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten waren gespecificeerd. Bovendien moest op verzoek van de inspecteur een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag liggen aan de vaste kostenvergoeding. De specificatie moest vooraf of uiterlijk op het moment van betaling van de vergoeding plaatsvinden.
Onvoldoende
Het Hof oordeelt dat de kosten wel naar aard waren gespecificeerd, maar niet naar veronderstelde omvang. De organisator had geen aan de betaling voorafgaande gemaakte schattingen van de kosten. Ook de ter zitting overgelegde telefoonrekeningen uit 2011 waren onvoldoende. Deze rekeningen betroffen slechts een aantal maanden. Het was evenmin duidelijk of de kosten waren toe te rekenen aan zakelijke gesprekken. De vaste kostenvergoedingen konden daarom niet onbelast worden verstrekt. De naheffing tegen gebruteerd tabeltarief is ook terecht. De organisator maakt niet aannemelijk dat zij de loonheffingen op een later tijdstip voor haar rekening heeft genomen zodat zij recht heeft op de feitelijke mogelijkheid van verhaal van LB/PVV op de dga. Hierdoor heeft de mogelijkheid op verhaal vanaf het begin ontbroken. Aangezien ook een rittenadministratie voor het gebruik van de ter beschikking gestelde auto ontbreekt, is de naheffing voor het privégebruik van de auto eveneens terecht. Overigens zou onder de huidige werkkostenregeling de uitkomst niet anders zijn.
Wet: art. 11 en 31a, derde lid Wet LB 1964
Besluit: paragraaf 3.3 Besluit BLKB2014/1894M
Meer informatie: Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 10 september 2019 (gepubliceerd 13 september 2019), ECLI:NL:GHARL:2019:7343
Geef een antwoord